Karakteristik DSS dinamis untuk lingkungan bisnis dinamis

Saat ini lingkungan bisnis berubah semakin dinamis. Perubahan-perubahan lingkungan bisnis tersebut terjadi begitu cepat. Keberadaan internet dan penggunaan teknologi informasi dalam bisnis telah memangkas waktu dalam memperoleh informasi. Aktivitas-aktivitas bisnis seperti merger, akuisi maupun ekspansi bisnis perusahaan yang biasanya dilakukan dalam waktu lama sekarang bisa dilakukan lebih singkat. Demikian pula informasi mengenai kegiatan kompetitor bisnis juga lebih dapat diketahui secara dini. Aplikasi-aplikasi seperti Bussiness Intellegence, Dashboard information system dan aplikasi model Decision Support System (Sistem Penunjang Keputusan) telah menjadi kebutuhan dalam membantu proses pengambilan keputusan.

Pada masa dahulu perusahaan baru bisa mengetahui kondisi neraca keuangan perusahaan hanya pada akhir tahun pembukuan. Namun jika kita mengacu pada lingkungan bisnis yang dinamis pada saat ini, akan sangat terlambat jika laporan keuangan baru bisa diketahui di akhir periode akuntansi. Jika kondisi keuangan & lingkungan bisnis tidak sesuai rencana bisnis perusahaan maka rencana bisnis tersebut bisa disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. Untuk bisa mengetahui kondisi perusahaannya harus dilakukan pengukuran kinerja perusahaan. Tidak mungkin perusahaan tersebut bisa melakukan akuisi perusahaan lain jika kondisi keuangannya tidak sehat dan juga tidak mungkin perusahaan tersebut mampu meningkatkan kualitas SDM-nya jika tingkat turn over pegawainya cukup tinggi.

Jadi bagaimana bisa perusahaan tersebut bisa di manage jika kondisi perusahaan tersebut tidak bisa di ketahui. You cannot manage it if you’ don’t measure it, demikian pernyataan pepatah yang menyebutkan pentingnya untuk mengukur kinerja perusahaan. Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana cara mengukur kinerja ?. Para ahli manajemen kinerja telah mengembangkan berbagai macam framework sistem pengelolaan kinerja untuk perusahaan antara lain balanced scorecard, business excellence model, shareholder value added, activity based costing, cost of quality, competitive benchmarking dan performance prism. Definisi dari performance measurement system adalah sekumpulan metrik (terukur dan dapat diukur) yang menunjukan efektivitas dan efisiensi sebuah pekerjaan (silahkan baca artikel what is performance management system di sini). Banyaknya framework yang ada dikarenakan sistem manajemen pengelolaan kinerja terus mengalami perkembangan dari waktu ke waktu serta dikembangkan oleh banyak pakar. Setiap model pengukuran kinerja masing-masing menawarkan berbagai macam kelebihan dan kekurangan serta keunikannya.

Dengan semakin dinamisnya lingkungan bisnis, kebutuhan terhadap sistem pengelolaan kinerja yang dinamis otomatis juga menjadi kebutuhan. Sebuah framework sistem pengelolaan kinerja seharusnya merupakan sistem yang dinamis yang mampu beradaptasi secara fleksible terhadap perubahan lingkungan bisnis. Ms. Ree Paranjape dari Fakultas Engineering & Information System, The Australian National University (ANU) menuliskan beberapa hasil penelitiannya mengenai kriteria-kriteria performance measurement system yang dinamis dan hasil evaluasi berbagai macam DSS yang ada terhadap kriteria-kriteria tersebut. Tujuan penelitiannya sendiri adalah untuk membangun sebuah sistem pengukuran kinerja baru yang bersifat dinamis terhadap perubahan bisnis. Penelitian tersebut mengevaluasi sistem pengukuran kinerja berdasarkan pada faktor tipe pengukuran,aspek, dan dimensinya. Faktor-faktor tersebut adalah finansial, Customer, keterkaitan terhadap produk/proses (time, quality), kompetitor, sumber daya (infrastructure), agility/fleksibiltas, learning & growth/ innovation, Employee/people, Strategy/Vision. Beliau menyatakan sebuah DSS yang dinamis harus memiliki karakteristik artibut sebagai berikut:

1. Harus mampu memberikan gambaran bisnis yang seimbang (balanced).
2. Mampu memberikan pandangan yang ringkas terhadap kinerja organisasi.
3. Harus multidimensional
4. Komprehensif
5. Mampu menyediakan integrasi secara vertikal maupun horizontal
6. Teringrasi dengan proses-proses bisnis
7. Mampu mengukur hasil serta pemicu kinerja.
8. Merupakan sistem yang dinamis
9. Mampu memperkaya learning & growth
10. Harus konsisten dengan teknik-teknik manajemen dan prakarsa-prakarsa penyempurnaannya.
11. Harus lebih bisa dianggap lebih cost effective terhadap isu-isu quantification & automation.
12. Harus proaktif
13. Harus mudah diimplementasikan.

Dari hasil penelitiannya terhadap berbagai DSS yang ada diperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Tidak ada satupun framework pengukuran kinerja yang mampu memenuhi semua kriteria diatas.
2. Tidak ada DSS yang dinamis.
3. Masih banyak DSS yang lebih memfokuskan pada aspek keuangan/finansial
4. Tahap desain, implementasi, dan pembaruan pengukuran masih menjadi masalah umum dalam implementasi DSS
5. Evolusi masing-masing framework DSS masih terus berlangsung
6. BSC merupakan framework yang paling populer digunakan (review tahun 2005)
7. Pertanyaan mengenai Return on Invesment (ROI) dari implementasi DSS masih merupakan pertanyaan besar yang belum terjawab.

Sistem pengelolaan kinerja merupakan sistem yang akan terus berkembang. Munculnya berbagai framework baru dan perubahan framework-framework DSS yang sudah ada akan memberikan metode-metode yang lebih baik dalam melakukan pengukuran kinerja.

*Referensi : Ree Paranjape, “Dynamic Performance Measurement System for Global Organization”, Dept. of Engineering, The Australian National University

*Sumber : http://sakti35plsi.wordpress.com